V času trajanja ukrepov, povezanih z epidemijo COVID19, veljajo na podlagi ZZUZSUDJZ določena odstopanja od pravil upravnega poslovanja. Agencija zato stranke in uporabnike svojih storitev poziva, da se z zakonom seznanijo in ga upoštevajo.
Zaradi lažjega razumevanja agencija v nadaljevanju povzema bistvene spremembe, ki veljajo v času trajanja ukrepov po ZZUZSUDJZ.
Zakonski (inštrukcijski) roki, v katerih mora agencija opraviti določeno dejanje ali izdati upravno odločbo, v času trajanja ukrepov ne tečejo. V tem času tako ne nastopi molk organa (4. odstavek 222. člena ZUP).
Roki za izvedbo procesnih dejanj in roki za izpolnitev materialnih obveznosti v upravnih zadevah ter roki v prekrškovnih zadevah pred agencijo v času ukrepov ne tečejo. Enako velja tudi za roke, ki jih je agencija postavila v drugih zadevah iz svoje pristojnosti, pa ne gre za upravne zadeve (npr. roki v postopkih javnih razpisov ali druge javnopravne zadeve iz področja njenega delovanja). O tem, da roki ne tečejo, bodo stranke opozorjene tudi v upravnem aktu, s katerim bo rok postavljen. V ostalih primerih pa bodo deležniki o prekinitvi teka rokov obveščeni preko spletnih strani agencije ali na drug primeren način.
Procesni roki bodo ponovno stekli po prenehanju ukrepov. To pomeni, da bodo stranke, ki so bile denimo pozvane k opravi določenega procesnega dejanja (npr. k odpravi pomanjkljivosti v svoji vlogi ali posredovanju listin) po prenehanju ukrepov izkoristile preostanek časa, ki jim ga je uradna oseba agencije v pozivu določila. V primeru rokov za izpolnitve obveznosti oziroma uveljavljanje pravic (tj. materialni roki) pa že sam zakon določa njihov iztek: šteje se, da materialni roki iztečejo osmi dan po prenehanju ukrepov (2. odstavek 6. člena ZZUZSUDJZ).
To pa ne pomeni, da stranka v času trajanja ukrepov ne sme opraviti procesnega dejanja ali izpolniti morebitne obveznosti. Tako bo na primer stranka agenciji po elektronski poti ali po pošti še vedno lahko posredovala podatke ali listine za izvedbo upravnega postopka, kolikor bo imela možnost to storiti in za tako posredovanje ne bo ovir.
Vse zgoraj navedeno pa ne velja v nujnih zadevah, kjer roki tečejo nemoteno. ZZUZSUDJZ v 3. odstavku 6. člena nujne zadeve definira kot zadeve, v katerih obstaja nevarnost za življenje in zdravje ljudi, za javni red in mir, za javno varnost, za premoženje večje vrednosti, če je od odločitve v zadevi odvisno preživljanje stranke, če je od odločitve odvisno uveljavljanje drugih pravic ali če je to nujno za učinkovito izvajanje oblasti za doseg namena iz 1. člena zakona. V primeru, da bo Agencija ocenila, da gre za nujno zadevo v smislu določb ZZUZSUDJZ, bo stranke na dejstvo, da roki tečejo, v postopku posebej opozorila.
Vlaganje pisnih in ustnih vlog na sedežu agencije ni mogoče. Izjema so le vloge za uveljavitev pravic, ki se obravnavajo v skrajšanem ugotovitvenem postopku.
Ustne obravnave in druga procesna dejanja, kjer je predviden neposredni stik uradne osebe in stranke,se ne izvajajo (npr. ustne obravnave, zaslišanja, vpogledi v upravni spis)Izjema so morebitne nujne zadeve. Prav tako pri morebitnih procesnih dejanjih prisotnost javnosti ne bo dovoljena.
Omogočeno je vlaganje pisnih vlog po elektronski poti brez varnega elektronskega podpisa. V tem primeru bo agencija identiteto vlagatelja preverila na drug ustrezen način.
V času trajanja ukrepov se ne bo izvajalo osebno vročanje dokumentov v upravnih zadevah. To pomeni, da se ne bodo fizično vročali odločbe, sklepi in drugi upravni akti, od vročitve katerih teče rok za opravo kakšnega procesnega dejanja (87. člen ZUP). V primeru, da bo tak upravni akt vročen na drugačen način, začne rok za odziv stranke (npr. za odpravo pomanjkljivosti ali vložitev pravnega sredstva ipd.) teči po prenehanju ukrepov. Navedeno ne velja za nujne zadeve.
Na morebitna novinarska vprašanja bo agencija odgovarjala v skladu z zakonskimi roki. Roki za posredovanje informacij javnega značaja, ki se rešujejo kot upravne zadeve, v času ukrepov ne tečejo.
Prilagojeno poslovanje agencije bo trajalo do preklica izrednih ukrepov, kar bo naredila vlada s sklepom, oziroma najdlje do 1.7.2020. O prenehanju prilagojenega poslovanja bodo uporabniki obveščeni preko spletnih strani agencije.
Ostale aktivnosti agencije bodo tudi v času epidemije COVID19 načeloma potekale normalno in brez sprememb, razen če bo zaradi nastalih razmer njihovo izvajanje otežkočeno zaradi motenj v delovnem procesu. Za nastale nevšečnosti se agencija že v naprej opravičuje.
